Dưới đây là những công việc cần làm khi chuẩn bị đi thuê văn phòng bạn nên biết nhằm giúp cho các nhân viên hành chính, lần đầu phụ trách việc thuê và chuyển văn phòng có được cái nhìn tổng quát về tất cả các công việc khi chuyển văn phòng dựa trên kinh nghiệm thực tế hỗ trợ khách hàng thuê văn phòng của Kingoffice. Cùng tìm hiểu để không bỏ sót bất cứ đầu mục nào & giúp quá trình thuê văn phòng, chuyển văn phòng mới được nhanh chóng hơn!
Giai đoạn chuẩn bị thuê văn phòng
1. Xác lập yêu cầu thuê văn phòng
Dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê, và kế hoạch kinh doanh hiện tại tại và tương lai của công ty, hãy xác lập các yêu cầu về văn phòng mới của doanh nghiệp. Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí:
- Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê;
- Đặc điểm bất động sản: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ;
- Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới;
- Các yêu cầu khác: Phong thủy văn phòng, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà,…
2. Lập danh sách chi tiết các công việc:
Để thực hiện tốt trong giai đoạn kế tiếp, bạn cần chuẩn bị các danh sách công việc phải thực hiện và dự kiến chi phí cho các nhóm:
- Thiết kế và trang trí nội thất;
- Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng;
- Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan;
- Di chuyển điện thoại internet;
- Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)
3. Hình thành nhóm công tác, đi kèm là phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận (Cần thiết đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, thuê diện tích rộng).
4. Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp để trợ giúp (Rất nên làm vì dịch vụ này miễn phí cho người thuê). Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, và công sức để chọn lựa được văn phòng ưng ý nhất.
5. Tiếp xúc và lập danh sách ngắn (short list) các nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng: Họ sẽ là người giúp bạn khái toán chi phí làm nội thất, tư vấn sơ bộ thiết kế bố trí mặt bằng văn phòng ngay trong quá trình cân nhắc giữa các tòa nhà.
Giai đoạn thực hiện thuê văn phòng
6. Tìm kiếm lên danh sách các tòa nhà văn phòng phù hợp yêu cầu thuê của doanh nghiệp.
7. Xem xét thực tế, làm việc với chủ nhà để lấy thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh, lựa chọn tòa nhà tối ưu để đàm phán.
8. Đàm phán và ký kết thư mời thuê (offer to lease), hợp đồng thuê văn phòng
9. Lên thiết kế bố trí mặt bằng trước khi ký thư mời thuê, hoặc hợp đồng thuê văn phòng: Nên làm để thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
10. Thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại.
11. Ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất.
12. Giám sát thi công nội thất
13. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website,…
14. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng,…
15. Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa chỉ mới và kế hoạch di chuyển.
16. Di chuyển điện thoại, internet.
17. Sửa đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần).
18. Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, từng nhân viên.
19. Di chuyển sang văn phòng mới (Tham khảo các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói).
20. Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ.