Nắm được những thông tin này từ sớm sẽ giúp khách bớt áp lực và có sự chuẩn bị tốt hơn để dự đám cưới của bạn:
Ảnh: ANURAG1112 / Pixabay
1. Quy định về trang phục
Khách dự đám cưới của bạn hẳn sẽ muốn biết trước về dress code để có thể lựa chọn trang phục phù hợp. Chẳng ai muốn mình ăn mặc “lệch quẻ” so với mọi người. Hãy thể hiện sự chu đáo của người tổ chức đám cưới bằng cách thông báo một cách rõ ràng cho khách mời về dress code của đám cưới. Bạn có thể giải thích chi tiết hơn trên website của mình.
2. Cho khách nữ biết về loại giày nên mang
Một lễ cưới thông thường sẽ diễn ra ở nhà thờ và phần tiệc sẽ diễn ra trong phòng dạ hội. Nếu bạn có một đám cưới như vậy, bạn có thể bỏ qua phần này. Nhưng nếu đám cưới diễn ra ở nơi nhiều sỏi đá, cỏ mềm hoặc nhiều cát, hãy báo trước cho khách mời về điều đó. Việc này giúp họ chọn được loại giày phù hợp với địa điểm cưới. Nếu bạn không muốn tiết lộ quá nhiều chi tiết về ngày cưới của mình, một thông báo ngắn trên website kiểu như: “We’ll be outside for a portion of the evening, so ladies, please opt for wedges or thick heels over stilettos” có thể cho khách biết loại giày phù hợp họ nên mang mà không biết gì về tiệc cocktail ngắm hoàng hôn bên vách đá mà bạn đã chuẩn bị cho họ.
3. Cho mọi người biết hashtag của đám cưới
Nếu hai bạn dự định sử dụng wedding hashtag, hãy cho mọi người biết về nó trước khi ngày cưới đến. Như vậy họ có thể sử dụng hashtag đó trong tất cả các sự kiện chuẩn bị cho đám cưới, từ engagement party, bridal shower cho đến rehearsal dinner.
4. Mời một số khách phát biểu
Nếu bạn muốn mời vị khách nào đó phát biểu hoặc đọc trích dẫn trong đám cưới của bạn, bạn nên báo trước cho họ để họ có thời gian chuẩn bị. Các khách này thường là thành viên gia đình hoặc bạn bè thân thiết, họ sẽ rất trân trọng vinh dự này. Cho nên đừng chờ đến phút cuối mới mời họ đứng lên nói – việc đó sẽ khiến họ chịu nhiều áp lực hơn mức cần thiết. Bên cạnh đó, bạn nhớ cho họ biết họ sẽ phát biểu trong phần nào của đám cưới. Đối với loại thông tin này, bạn nên gọi điện riêng cho những khách đó để mời; hoặc tốt hơn nữa là mời họ đi uống cà phê để ngỏ lời mời – bạn và họ có thể thảo luận với nhau cụ thể hơn.
5. Chia sẻ thông tin lưu trú
Thông tin này nên được chia sẻ từ sớm, nhất là khi hai bạn có nhiều khách ở xa. Hãy đặt các room blocks ở một số khách sạn địa phương (có thể cân nhắc đưa ra nhiều phương án có các mức giá khác nhau cho khách chọn). Các gói room blocks được rất nhiều cặp đôi ưa chuộng, chúng giúp khách của bạn được ở gần nhau và thường đi kèm các gói giảm giá. Bạn có thể cung cấp room block information cho khách mời thông qua wedding website của các bạn và/hoặc in thành insert (tờ bướm) rồi gửi kèm thiệp mời.
6. Thông tin về phương tiện vận chuyển
Dù các chỉ dẫn đơn giản chỉ là hướng di chuyển đến nơi tổ chức và thông tin về đậu xe, hay là những chỉ dẫn cụ thể về các phương tiện di chuyển mà hai bạn cung cấp cho khách, hãy thông báo trước cho khách về lịch trình vận chuyển để khách không phải tốn công vô ích mà chuẩn bị cho khâu này. Nếu khách ở lại trong cùng khu khách sạn với các bạn, hãy cho họ biết khi nào các shuttles sẽ rời đi, hoặc khách có nên lái xe hay gọi taxi để di chuyển hay không. Nếu khách lưu trú ở chỗ khác với hai bạn, hãy cho khách biết họ có thể đậu xe tại khách sạn và chọn shuttle, hay các phương tiện khác để đến địa điểm cưới hay không. Hãy đăng những thông tin này lên website của bạn khi bạn gửi thiệp save-the-date, để khách biết mà lên kế hoạch cho việc đi lại. Bạn cũng có thể in các tờ insert rồi gửi kèm thiệp mời nếu ngân sách cho phép.
7. Cho khách biết về các sự kiện liên quan đến đám cưới
Bạn định mời mọi người đi uống vài ly chào mừng vào đêm trước ngày cưới, hoặc muốn mời họ dùng bữa brunch vào sáng hôm sau ngày cưới? Hãy báo trước cho khách biết để khách có thể lập kế hoạch cho việc di chuyển cho phù hợp. Khách có thể sẽ cần xin nghỉ phép ở chỗ làm, đặt ngày giờ cho các chuyến bay, rút ngắn hoặc kéo dài thời gian lưu lại khách sạn,… Kể cả khi hai bạn không có các sự kiện phụ, nếu các bạn có nhiều khách mời là người từ xa đến, các bạn cũng hãy đề xuất cho họ những quán ăn và địa điểm du lịch ở địa phương mình, cũng như những tiện ích như chợ, nhà thuốc,… để tiện cho khách trong dịp cuối tuần. Hãy đăng tải các thông tin này lên website của hai bạn. Hoặc bạn có thể in các tờ bướm rồi gửi kèm với thiệp mời cho những khách được bạn mời dự những sự kiện cụ thể nào đó. Hay gửi một thư mời qua email cũng được.
8. Báo khách biết khi bạn nhận được quà họ tặng
Khách thường tốn nhiều công sức chọn quà cho hai bạn, và họ sẽ muốn biết quà có đến tay các bạn an toàn hay không. Nếu nhiều quà cưới được gửi tới tấp đến nhà các bạn trước ngày cưới, hai bạn đừng chờ đến sau đám cưới mới gửi thiệp cảm ơn. Theo phép lịch sự: Thiệp cảm ơn nên được gửi đi trong vòng hai tuần tính từ lúc nhận được quà. Nếu bạn không thể gửi thiệp cảm ơn trong vòng hai tuần, hãy gửi ngay một email cho người tặng và báo rằng bạn đã nhận được quà, bạn thích món quà ra sao và nhắn họ hãy đợi thiệp cảm ơn được hai bạn gửi bằng đường bưu điện.
9. Nhắc họ (một lần nữa) về RSVP date
Sẽ có một số khách quên trả lời thiệp mời đám cưới của hai bạn. Mà các bạn thì phải chốt số khách đến dự để đặt chỗ và đặt đồ ăn. Bạn có thể gửi tin nhắn qua điện thoại để nhắc các khách này về hạn chót gửi RSVP. Câu chữ không cần quá màu mè, chỉ cần một tin nhắn ngắn gọn thân tình kiểu như: “Hi there! Working on the guest list and I was wondering if you were going to be able to come to the wedding? We really hope you can make it ”
Nếu lượng khách bạn cần nhắn tin là quá đông, bạn có thể cân nhắc việc dùng các ứng dụng như WedTexts: cho phép bạn gửi lời nhắc đến khách về mọi thứ, bao gồm RSVP date. Tuyệt hơn nữa là, bạn có thể tự do tạo lời nhắn theo ý mình để nói chính xác điều bạn muốn.
Triệu Khánh Ngọc – VietBeauty Magazize
