Có nguồn gốc từ nước Nhật vào cuối thập niên 1990, các emoji (biểu tượng cảm xúc) xinh xắn đã trở thành một phần quen thuộc trong giao tiếp kỹ thuật số (digital communication). Bạn có thể bắt gặp chúng trong các tin nhắn giữa người thân và bạn bè, trong các bài viết trên mạng xã hội, và thậm chí là trong rạp chiếu phim.
Vậy còn ở nơi làm việc thì sao? Chúng ta có thể dùng các emoji khi nhắn tin cho sếp hoặc cộng sự hay không? Trong bài này, mời bạn cùng chúng tôi cập nhật một vài quy tắc ứng xử khi dùng emoji trong môi trường công việc.
Tại sao chúng ta dùng emoji?
Khi được hỏi vì sao lại dùng các emoji trong giao tiếp ở chỗ làm, nhiều người trả lời rằng: họ muốn được người khác hiểu mình nhiều hơn.
Giao tiếp qua tin nhắn hoặc email chủ yếu dựa trên câu chữ mà thiếu vắng các dấu hiệu của thái độ và cảm xúc. Không có ngữ điệu (tone of voice) và biểu cảm gương mặt, có nhiều khả năng chúng ta sẽ hiểu lầm khi đọc tin nhắn hay email. Thông điệp với thái độ tích cực (positive) thường bị hiểu là trung lập (neutral), còn thông điệp trung lập thì bị hiểu là có thái độ tiêu cực (negative).
Tại sao bạn không nên dùng emoji trong email công việc?
Có thể bạn có thiện chí khi sử dụng emoji trong giao tiếp công việc, nhưng nghiên cứu chỉ ra rằng biểu tượng mặt cười (smiley) không làm tăng cảm nhận của người khác về sự nhiệt tình của bạn mà còn khiến họ nghĩ bạn có năng lực kém.
Nhìn chung, khi bạn dùng biểu tượng mặt cười trong giao tiếp với người bạn chưa biết rõ, họ
• Có khả năng sẽ KHÔNG cho rằng thông điệp của bạn là “nồng ấm”
• Có khả năng sẽ cho rằng bạn có NĂNG LỰC KÉM
• Có khả năng sẽ hồi đáp lại cho bạn ÍT THÔNG TIN hơn vì họ nghĩ rằng bạn không đủ năng lực.
Tuy nhiên, nếu giữa bạn và đối tượng có một mối quan hệ thân tình nhất định, thì biểu tượng mặt cười CÓ THỂ thay thế nụ cười trực tiếp của bạn.
Kết luận: Các Emoji có thể có ích khi được dùng trong bối cảnh phù hợp.
Khi nào thì KHÔNG NÊN dùng emoji?
• Khi bạn và đối tượng chưa thiết lập một mối quan hệ nào đó với nhau
• Khi đối tượng là sếp hoặc cấp trên của bạn
• Khi đối tượng là khách hàng của bạn
• Với những cộng sự mà bạn không mấy hòa thuận
• Trong môi trường làm việc đòi hỏi sự trang trọng (nếu bạn mặc com-lê đi làm, bạn không nên dùng emoji!)
• Khi bạn muốn dùng emoji thay thế từ ngữ hoàn toàn (ví dụ: dùng biểu tượng trái tim thay cho chữ “love”)
• Trong những thông điệp có chứa tin xấu hoặc có chứa lời đề nghị mà đối tượng có thể thấy khó đáp ứng (chẳng hạn: chèn emoji nhíu mày sau lời đề nghị ai đó làm thêm giờ vào cuối tuần có thể khiến người đó thấy khó chịu chứ không thấy vui lòng như bạn nghĩ)
• Trong các thông điệp dùng câu chữ tối nghĩa (Cách tốt nhất để tránh hiểu lầm là viết những thông điệp rõ ràng, không tối nghĩa).>
Khi nào việc dùng emoji có thể có ích?
• Khi người nhận là các cộng sự nếu môi trường làm việc của bạn không quá trịnh trọng
• Khi bạn gửi email nhanh cho nhóm cộng sự thân thiết của bạn
• Tán gẫu với nhóm của bạn trên Slack hoặc trên các ứng dụng nhắn tin (messaging app) khác
• Để hồi đáp lại ai đó ở cùng cấp bậc với bạn và người đó cũng dùng emoji
Mách nhỏ: Kể cả trong những bối cảnh mà việc dùng emoji là phù hợp, tốt nhất bạn nên tránh những emoji khác thường, tối nghĩa hoặc mang tính xúc phạm. Hãy trung thành với những biểu tượng cảm xúc phổ biến như mặt cười, và để dành cục phân biết cười (smiling poop) cho những tin nhắn riêng tư của bạn.
Triệu Khánh Ngọc – VietBeauty Magazine