Hầu như spa hoặc salon nào cũng có những khách không đến như đã hẹn. Việc này có thể gây tổn thất cho khối lượng công việc trong ngày, và khiến bạn cũng như chuyên viên tốn các khoản phí vận hành, cũng như mất doanh thu. Các spa và salon gần như không thể lấp đầy cuộc hẹn vào phút cuối hoặc thu hồi lại tổn thất tài chính. Càng tệ hơn nữa khi khách muốn “nhồi nhét” thêm một buổi hẹn khác vào lịch làm việc vốn đã chật kín của bạn, và họ tỏ thái độ bực mình khi bạn không thể đáp ứng cho họ.
Theo kinh nghiệm của nhiều người làm việc tại spa hay salon, lý do một khách hàng không đến như đã hẹn thường là vì họ quên mất cuộc hẹn hoặc nhớ lộn ngày/giờ. Thậm chí trong thời đại điện tử như ngày nay, một số người vẫn nhập lộn ngày/giờ vào lịch của họ hoặc lơ đãng quên đi một số việc trong ngày do quá bận rộn.
Một số người có kinh nghiệm làm trong spa/salon khuyên rằng: bạn có thể ứng phó với tình trạng khách không đến như đã hẹn bằng các bước sau:
– Dù là khách đặt lịch hẹn online hay trực tiếp đặt lịch hẹn với nhân viên của bạn, bạn có thể gửi cho khách một email hoặc tin nhắn (text message) xác nhận lịch hẹn. Việc này giúp khách biết rằng bạn đã ghi nhận lịch đặt chỗ của họ và xác nhận các dịch vụ cho buổi hẹn đó.
– Theo sau email và/hoặc tin nhắn nên là lời nhắc (reminder): Một lời nhắc trước buổi hẹn vài ngày và một lời nhắc khác trước cuộc hẹn vài giờ. Nếu khách của bạn quên buổi hẹn, lời nhắc trước vài ngày sẽ giúp họ kịp thu xếp công việc để đến buổi hẹn; trong khi lời nhắc trước vài giờ sẽ giúp họ tranh thủ đến đúng giờ.
Đôi khi cũng có những khách hủy cuộc hẹn hoặc hẹn lại vào ngày/giờ khác. Việc này có thể gây rối cho lịch làm việc của nhà cung cấp dịch vụ. Để giải quyết tình trạng này, bạn có thể sử dụng một phần mềm quản lý salon/spa (salon/spa management software) với các tính năng giao tiếp tự động (automatic communication features). Software này có thể tự động gửi email và tin nhắn xác nhận cũng như lời nhắc cuộc hẹn. Tính năng tự động giúp cho tiến trình làm việc dễ dàng hơn mà không gây thêm áp lực cho đội ngũ nhân viên vốn đã bận rộn của bạn; nó sẽ giúp hạn chế việc khách hàng đến trễ, cũng như giảm thiểu lượng khách hàng không tới cuộc hẹn.
Triệu Khánh Ngọc – VietBeauty Magazine